Chapter 7 · Principles of Planning · Planning Function

Principles of Planning

الشابتر ده هو بداية جزء Planning في الكورس. المطلوب منه تفهم تعريف التخطيط، أغراضه، خطواته، علاقته بالأهداف التنظيمية، إزاي نكتب Objectives كويسة، وبرنامج Management by Objectives.

Start Exam Questions Cheat Sheet

Planning Steps

Objective Areas

SMART Criteria

MBO Success Factors

مكان الشابتر في الكورس

Introduction -> Theories -> Planning (Ch.7 & Ch.8) -> Organizing -> Influencing -> Controlling -> Business Ethics

▣ Objectives of Chapter 7

A definition of planning and an understanding of the purposes of planning.
تعريف التخطيط وفهم أغراضه.
Insights into how the major steps of the planning process are related.
رؤى حول كيفية ترابط الخطوات الرئيسية لعملية التخطيط.
An understanding of the relationship between planning and organizational objectives.
فهم العلاقة بين التخطيط والأهداف التنظيمية.
A knowledge of the areas in which managers should set organizational objectives.
معرفة المجالات التي يجب أن يحدد فيها المديرون الأهداف التنظيمية.
Understand how to set good quality organizational objectives.
فهم كيفية تحديد أهداف تنظيمية عالية الجودة.
An appreciation for the potential of a management-by-objectives (MBO) program.
تقدير الإمكانيات الخاصة ببرنامج الإدارة بالأهداف (MBO).
A knowledge of how the chief executive relates to the planning process.
معرفة كيف يرتبط الرئيس التنفيذي بعملية التخطيط.
An understanding of the qualifications and duties of planners and how planners can be evaluated.
فهم مؤهلات وواجبات المخططين وكيفية تقييمهم.

Definition of Planning

التعريف الرسمي والنسخة الموسعة من السلايد.

▣ Planning - التعريف

Planning

The process of determining how the organization can get where it wants to go, and what it will do to accomplish its objectives.

يعني: تحديد الطريق من الوضع الحالي للهدف المطلوب، وتحديد ماذا ستفعل المنظمة لتحقيق أهدافها.

Expanded Definition

The systematic development of action programs aimed at reaching agreed-upon business objectives by the process of analyzing, evaluating, and selecting among the opportunities which are foreseen.

الكلمات المفتاحية: systematic development · action programs · agreed objectives · analyzing/evaluating/selecting opportunities.

Purposes, Advantages, and Disadvantages

الغرض الأساسي من التخطيط متكرر في الامتحانات.

▣ Purposes of Planning

Protective Purpose

To minimize risk by reducing the uncertainties surrounding business conditions and clarifying the consequences of related management actions.

لتقليل المخاطر عن طريق الحد من عدم اليقين المحيط بظروف العمل وتوضيح عواقب الإجراءات الإدارية المتعلقة.

Affirmative Purpose

To increase the degree of organizational success.

لزيادة درجة النجاح التنظيمي.

Contemporary Purpose

To help the organization reach its objectives. This is the fundamental purpose asked in exams.

لمساعدة المنظمة على الوصول لأهدافها. هذا هو الغرض الأساسي الذي يُسأل عنه في الامتحانات.

Repeated: Fundamental purpose = helping the organization reach its objectives. Protective purpose = minimize risk by reducing uncertainty.

▣ Advantages

Helps managers to be future-oriented.
يساعد المديرين على أن يكونوا موجهين نحو المستقبل.
Enhances decision coordination.
يعزز من تنسيق القرارات.
Repeated
Emphasizes organizational objectives.
يؤكد على الأهداف التنظيمية.
Provides a basis for organizing, influencing, and controlling.
يوفر أساساً للتنظيم، التأثير، والرقابة.
Planning establishes a ground standard for controlling.
التخطيط يضع معياراً أساسياً للرقابة.
Planning reduces the risk of uncertainties and helps bridge the gap between the current position and the future.
التخطيط يقلل من مخاطر عدم اليقين ويساعد في سد الفجوة بين الوضع الحالي والمستقبل.

▣ Potential Disadvantage

An overemphasized planning program can take up too much managerial time.

التركيز المبالغ فيه على التخطيط يمكن أن يستهلك الكثير من وقت الإدارة.

▣ Primacy of Planning

Planning

Organizing

Influencing

Controlling

Achieving Objectives

Planning is the primary/first management function because the other functions depend on the plan.
شرح: التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والأساسية لأن الوظائف الأخرى تعتمد على الخطة.

Planning Steps

الترتيب مهم جدا: يتسأل MCQ مباشر.

▣ The Planning Process

State organizational objectives

تحديد الأهداف التنظيمية التي يجب الوصول لها.

List alternative ways of reaching objectives

اكتب كل الطرق الممكنة لتحقيق الأهداف.

Develop premises on which to base each alternative

Premises = assumptions about the future (Thinking for the future output).

Choose the best alternative for reaching objectives

اختيار البديل الأفضل أو الأكثر feasibility.

Develop plans to pursue the chosen alternative

تحويل الاختيار إلى plans واضحة قابلة للتنفيذ.

Put the plans into action

آخر خطوة في planning process.

Exam traps: two sides of a coin = evaluating alternatives. Most feasible plan = selecting an alternative. Last planning step = put the plans into action.

The Planning Subsystem

التخطيط subsystem داخل overall management system.

▣ System Diagram

Input

Process

Output

Overall Management System and Planning Subsystem both use Input -> Process -> Output.
شرح: النظام الإداري الكلي ونظام التخطيط الفرعي كلاهما يستخدم المدخلات -> العملية -> المخرجات.

Part	Content
Input	A portion of the organization's people, money, raw materials, and machines. جزء من أفراد المنظمة، أموالها، المواد الخام، والآلات.
Process	The six planning steps: objectives, alternatives, premises, best alternative, plans, action. خطوات التخطيط الست: الأهداف، البدائل، الافتراضات، البديل الأفضل، الخطط، والتنفيذ.
Output	Organizational plans. الخطط التنظيمية.

Organizational Objectives

تعريف الأهداف، الهدف العام للمنظمة، ومجالات وضع الأهداف.

▣ Definition

Organizational Objective

A target toward which the open management system is directed.

هدف يتم توجيه نظام الإدارة المفتوح نحوه.

Properly developed objectives reflect the purpose of the organization. Organizational purpose is what the organization exists to do, given a particular group of customers and customer needs.

شرح: الأهداف المطورة بشكل صحيح تعكس الغرض من المنظمة. غرض المنظمة هو سبب وجودها، بناءً على مجموعة معينة من العملاء واحتياجاتهم.

▣ Main Objectives of Any Business Organization

Profit

Profit is the motivating force for managers.

الربح هو القوة الدافعة للمديرين.

Service to Customers

Providing desired economic values: goods and services. This justifies business existence.

تقديم قيم اقتصادية مرغوبة: السلع والخدمات. هذا يبرر وجود العمل التجاري.

Social Responsibilities

Managers have social responsibilities according to the ethical and moral codes of society.

المديرون لديهم مسؤوليات اجتماعية وفقاً للقواعد الأخلاقية للمجتمع.

▣ Areas for Organizational Objectives

1. Market Standing

Position of the organization in its market.

موقف المنظمة في السوق الخاص بها.

2. Innovation

New products, processes, or ideas.

منتجات، عمليات، أو أفكار جديدة.

3. Productivity

Output compared with resources used.

المخرجات مقارنة بالموارد المستخدمة.

4. Physical and Financial Resources

Machines, facilities, capital, and funds.

الآلات، المرافق، رأس المال، والأموال.

5. Profitability

Return and profit performance.

العائد وأداء الأرباح.

6. Managerial Performance and Development

Manager quality and growth.

جودة ونمو المديرين.

7. Worker Performance and Attitude

Employee performance and morale.

أداء الموظفين وروحهم المعنوية.

8. Public Responsibility

Societal and ethical responsibility.

المسؤولية المجتمعية والأخلاقية.

▣ Types and Hierarchy of Objectives

Type	Time Range
Short-term objectives	Targets to be achieved in one year or less. أهداف يجب تحقيقها في سنة أو أقل.
Intermediate-term objectives	Targets to be achieved in one to five years. أهداف يجب تحقيقها في فترة من سنة إلى خمس سنوات.
Long-term objectives	Targets to be achieved in five to seven years. أهداف يجب تحقيقها في فترة من خمس إلى سبع سنوات.

Top Management

Departments

Managers

Supervisors

Hierarchy examples: production department, sales department, finance/accounting department, supervisors, district sales manager, office managers.

Suboptimization: when a subobjective is pursued in a way that may optimize one part while not optimizing the whole organization. Example: borrowing should not exceed 50% of assets; maintain production to standard or above.

Guidelines for Establishing Quality Objectives

سؤال Essay مباشر في Final 2019.

▣ The 8 Guidelines

Let those responsible for attaining objectives have a voice in setting them.
اسمح للمسؤولين عن تحقيق الأهداف بالمشاركة في تحديدها.
State objectives as specifically as possible.
حدد الأهداف بأكبر قدر ممكن من الدقة والتحديد.
Relate objectives to specific actions whenever necessary.
اربط الأهداف بإجراءات محددة كلما لزم الأمر.
Pinpoint expected results.
حدد النتائج المتوقعة بدقة.
Set goals high enough that employees have to strive to meet them, but not so high that employees give up trying to meet them.
ضع أهدافاً عالية بما يكفي لكي يجتهد الموظفون لتحقيقها، ولكن ليست عالية لدرجة تجعلهم يستسلمون.
Specify when goals are expected to be achieved.
حدد متى يُتوقع تحقيق الأهداف.
Set objectives only in relation to other organizational objectives.
حدد الأهداف فقط في سياق ارتباطها بالأهداف التنظيمية الأخرى.
State objectives clearly and simply.
اذكر الأهداف بوضوح وبساطة.

▣ SMART Objectives

Specific Measurable Attainable Relevant Time-bound

Management by Objectives (MBO)

برنامج يربط أهداف الأفراد بالأهداف التنظيمية.

▣ Basic Parts of MBO

All individuals are assigned a specialized set of objectives.
يتم تخصيص مجموعة أهداف محددة لكل فرد.
Performance reviews are conducted periodically.
تتم مراجعات الأداء بشكل دوري.
Rewards are given to individuals.
تُعطى المكافآت للأفراد بناءً على أدائهم.

▣ MBO Process

Organizational objectives reviewed

Worker objective set

Progress monitored

Performance evaluated

Rewards given

Next period begins

▣ Factors Necessary for Successful MBO

Top management must be committed to the MBO process and set appropriate objectives for the organization.
يجب أن تلتزم الإدارة العليا بعملية الـ MBO وتحدد أهدافاً مناسبة للمنظمة.
Managers and subordinates together must develop and agree on individual goals.
يجب على المديرين والمرؤوسين معاً تطوير والاتفاق على الأهداف الفردية.
Employee performance should be conscientiously evaluated against established objectives.
يجب تقييم أداء الموظف بعناية مقابل الأهداف المحددة.
Management must follow through on performance evaluations by rewarding employees accordingly.
يجب على الإدارة متابعة تقييمات الأداء من خلال مكافأة الموظفين بناءً على ذلك.

▣ Advantages and Disadvantages

Advantages	Disadvantages
Continually emphasizes what should be done to achieve organizational goals. يؤكد باستمرار على ما يجب القيام به لتحقيق أهداف المنظمة.	Development of objectives can be time consuming. تطوير الأهداف يمكن أن يستغرق وقتاً طويلاً.
Secures employee commitment to attaining organizational goals. يضمن التزام الموظفين بتحقيق الأهداف التنظيمية.	Increases the volume of paperwork in an organization. يزيد من حجم العمل الورقي في المنظمة.

Note: Most managers find MBO programs beneficial.

Chief Executive and Planners

Qualifications and evaluation of planners.

▣ Planner Qualifications

Considerable practical experience within their organization.
خبرة عملية كبيرة داخل منظمتهم.
Know how all parts of the organization function and interrelate.
معرفة كيف تعمل جميع أجزاء المنظمة وتترابط مع بعضها.
Defining trends and possessing the expertise to determine how the organization should react to those trends.
تحديد الاتجاهات وامتلاك الخبرة لتحديد كيف يجب أن تتفاعل المنظمة معها.
Able to work well with others.
القدرة على العمل بشكل جيد مع الآخرين.

▣ Evaluation of Planners

Organizational plan is in writing.
الخطة التنظيمية مكتوبة.
Plan is the result of all elements of the management team working together.
الخطة هي نتيجة عمل جميع عناصر فريق الإدارة معاً.
Plan defines present and possible future business of the organization.
الخطة تحدد الأعمال الحالية والمستقبلية الممكنة للمنظمة.
Plan specifically mentions organizational objectives.
الخطة تذكر الأهداف التنظيمية بشكل خاص.
Plan identifies future opportunities and suggests how to take advantage of them.
الخطة تحدد الفرص المستقبلية وتقترح كيفية الاستفادة منها.
Plan emphasizes both internal and external environments.
الخطة تركز على البيئتين الداخلية والخارجية.
Plan describes the attainment of objectives in operational terms whenever possible.
الخطة تصف تحقيق الأهداف بمصطلحات تشغيلية كلما أمكن ذلك.
Plan includes both long- and short-term recommendations.
الخطة تتضمن توصيات طويلة وقصيرة المدى.

Roll Up

كل عناصر الشابتر كما ظهرت في السلايدز.

Planning Definition: how the organization gets where it wants to go and what it will do.
Planning Purposes: protective, affirmative, contemporary.
Planning Pros and Cons.
Primacy of Planning.
Planning Steps.
Planning Subsystem.
Organizational Objectives: definition, main objectives, areas.
Objective Types and Hierarchy.
Management by Objectives: guidelines, SMART, process, success factors, pros and cons.
Chief Executive and Planners: responsibility, qualifications, evaluation.

True / False - Chapter 7

Extracted from provided exams. Repeated ideas are marked.

TF-1 Final 2021 Q1

Planning involves choosing tasks that must be performed to attain organizational goals, outlining how the tasks must be performed, and indicating when they should be performed.

T True

F False

✅ الإجابة: True لأنها بتقول إن Planning هو اختيار المهام، وتحديد هتتعمل إزاي وإمتى علشان نحقق Organizational Goals. ده نفس مفهوم التخطيط في Chapter 7: المنظمة بتحدد هتوصل للهدف إزاي.

خد بالك: التخطيط مش مجرد أفكار عامة؛ لازم tasks + how + when. دي بتيجي كتير بصيغ مختلفة.

TF-2 Final 2021 Q2

Planning is concerned only with organizational success in the short term, while organizing is concerned with the more distant future (long term).

T True

F False

✅ الإجابة: False Chapter 7 بيقول إن المنظمة بتحط 3 أنواع من الأهداف: Short-term في سنة أو أقل، Intermediate من سنة لخمس سنين، وLong-term من خمس لسبع سنين. يبقى التخطيط مش short term بس.

فخ في الامتحان: الدكتور بيحب يلخبط بين Planning وOrganizing. التخطيط بيبص للمستقبل القريب والبعيد.

TF-3 Final 2021 Q7

The affirmative purpose of planning is to minimize risk by reducing the uncertainties surrounding business conditions and clarifying the consequences of related management activities.

T True

F False

✅ الإجابة: False الجملة دي تعريف Protective Purpose مش Affirmative. Protective يعني نقلل الخطر عن طريق تقليل عدم التأكد. Affirmative يعني نزود درجة نجاح المنظمة.

Memory Trick: Protective = Protect من الخطر. Affirmative = Achieve success.

TF-4 Final 2021 Q8

Organizations exist for various purposes but have the same types of objectives.

T True

F False

✅ الإجابة: False المنظمات ممكن تبقى ليها أغراض مختلفة، وبالتالي أهدافها مش كلها نفس النوع. الهدف بيتبني على purpose المنظمة واحتياجات العملاء اللي بتخدمهم.

خد بالك: في business فيه Profit وService وSocial Responsibility، بس طريقة تطبيقهم بتختلف من منظمة للتانية.

TF-5 Final 2021 Q9

Suboptimization is the process of assigning subobjectives to the various people or units in the organization based on the organizational objectives.

T True

F False

✅ الإجابة: False Suboptimization مش مجرد توزيع subobjectives. معناها إن جزء من المنظمة يركز على هدفه هو لدرجة ممكن تضر الهدف العام. يعني القسم يكسب لوحده، بس الشركة ككل تخسر.

مثال سريع: Finance يقلل المصاريف جامد، فيأثر على جودة الإنتاج. القسم كده optimized نفسه، بس المنظمة اتضرّت.

TF-6 Final 2021 Q10

The management by objectives (MBO) approach has been found to be ineffective for nonprofit organizations.

T True

F False

✅ الإجابة: False MBO مش ineffective بشكل عام. السلايد بيقول Most managers find MBO programs beneficial. الفكرة إن الأهداف تتحدد، الأداء يتراجع، والمكافآت تتربط بالنتائج.

خد بالك: عيب MBO إنه بياخد وقت وبيزود الورق، بس ده مش معناه إنه فاشل.

MCQ

MCQ - Chapter 7

Every planning-related MCQ found in the provided exams.

MCQ-1 Final 2019 Q1aRepeated

Which of the following is the fundamental purpose of planning?

A eliminating risk

B helping the organization reach its objectives

C optimizing the use of resources

D identifying organizational objectives

E organizing work processes

✅ الإجابة: B B صح لأن Contemporary purpose of planning هو إن التخطيط يساعد المنظمة توصل لأهدافها. دي الجملة الأساسية في Chapter 7.

✗ Why choice A is wrong: التخطيط بيقلل risk بس مش بيلغيه خالص. · B: صح. · C: تحسين استخدام الموارد مهم، بس مش هو الغرض الأساسي المكتوب في السلايد. · D: تحديد الأهداف خطوة في التخطيط، مش الغرض النهائي. · E: تنظيم العمل تابع لـ Organizing أكتر.

دي بتيجي كتير: Fundamental purpose = reach objectives.

MCQ-2 Final 2019 Q1bRepeated

The primary management function is _______.

A organizing

B influencing

C controlling

D planning

E staffing

✅ الإجابة: D D صح لأن Planning هي Primary/First function. قبل ما تنظم أو تؤثر أو تتحكم، لازم الأول تعرف الخطة.

A: Organizing بييجي بعد التخطيط. · B: Influencing قيادة وتحفيز بعد ما الخطة والمهام تتحدد. · C: Controlling بيقارن الأداء بالخطة، فمحتاج planning قبله. · D: صح. · E: Staffing مش من الأربع وظائف الأساسية هنا.

Memory Trick: P-O-I-C = Planning, Organizing, Influencing, Controlling.

MCQ-3 Final 2019 Q1f · Final 2021 Q25 · Mid 2022 Q12Repeated

Which of the following is an advantage of planning?

A eliminates all risks

B enhances decision coordination

C emphasizes immediate goals

D suboptimizes the use of resources

E promotes individual performance

✅ الإجابة: B B صح بالنص من Advantages: التخطيط بيخلي القرارات coordinated، يعني الأقسام متشتغلش عكس بعض.

A: التخطيط لا يلغي كل المخاطر. · B: صح. · C: التخطيط مش بيركز على immediate goals بس؛ فيه short/intermediate/long. · D: Suboptimization حاجة سلبية مش advantage. · E: ممكن يساعد الأداء، بس السلايد قال organizational objectives مش individual performance كميزة مباشرة.

خد بالك: eliminates all risks دايما غلط. الصح minimize risk.

MCQ-4 Mid 2022 Q13Repeated idea

The protective purpose of planning is to

A decrease paper work and red tape

B increase the degree of organizational success

C optimize the use of organizational resources

D minimize risk by reducing the uncertainties surrounding business conditions

E maximize the organization's ability to leverage environmental opportunities

✅ الإجابة: D D صح لأن Protective purpose يعني نقلل الخطر عن طريق تقليل uncertainty حوالين ظروف الشغل.

A: تقليل الورق مش الغرض protective. · B: ده Affirmative purpose. · C: optimize resources مش التعريف. · D: صح. · E: استغلال الفرص ممكن يحصل، بس مش النص المطلوب.

الدكتور بيحب يلخبط بين: Protective = risk/uncertainty، Affirmative = success.

MCQ-5 Mid 2022 Q14

The last step in the planning process is to

A put the plans into action

B evaluate the organizational goals

C choose the best alternative for reaching objectives

D develop the premises upon which each alternative is based

E state the organizational objectives

✅ الإجابة: A A صح لأنها آخر خطوة في Planning Process: Put the plans into action.

A: صح. · B: مش خطوة أخيرة في السلايد. · C: اختيار أفضل بديل خطوة 4. · D: تطوير premises خطوة 3. · E: تحديد الأهداف خطوة 1.

Memory Trick: O-A-P-C-P-A = Objectives, Alternatives, Premises, Choose, Plans, Action.

MCQ-6 Final 2024 Q40 · Final 2025 Q20

At what step of the planning can be processed with the topmost and applicable plan would be implemented?

A Setting up objective

B Developing Premises

C Selecting up objective

D Evaluating alternative course of action

✅ الإجابة: D D صح حسب ملف الإجابات؛ المقصود إننا بنفحص البدائل ونشوف أنهي خطة applicable قبل ما نختار وننفذ.

A: Setting objectives أول خطوة بس مش فحص الخطة. · B: Developing premises يعني افتراضات المستقبل، مش مقارنة البدائل. · C: صياغتها غلط ومش مفهوم chapter. · D: صح هنا لأن evaluation بتجهز لاختيار الأفضل. · E: مفيش اختيار خامس.

فخ في الامتحان: السؤال لغته مش مظبوطة، بس keyword هي applicable plan، فكر في evaluating alternatives.

MCQ-7 Final 2024 Q42 · Final 2025 Q24Repeated

In which pace of the planning process, two sides of a coin of each alternative are examined.

A Setting up Objective

B Developing Premises

C Selecting an alternative premises

D Evaluating alternatives course of action

✅ الإجابة: D D صح لأن "two sides of a coin" معناها تبص على مميزات وعيوب كل alternative. ده اسمه Evaluating alternatives.

A: تحديد الهدف مش تقييم بدائل. · B: Premises افتراضات عن المستقبل. · C: صياغة مش صحيحة ومش خطوة أساسية. · D: صح. · E: مفيش اختيار خامس.

دي بتيجي كتير: two sides = evaluating alternatives.

MCQ-8 Final 2024 Q53 · Final 2025 Q43Repeated

At what stage of the planning becomes the most feasible plan that can be implemented.

A Developing Premises

B Evaluating alternative course of action

C Selecting an alternative

D Setting up objective

✅ الإجابة: C C صح لأن Selecting an alternative هي المرحلة اللي بنختار فيها البديل الأكثر feasible.

A: Premises قبل الاختيار. · B: Evaluation بتقارن وتفحص، لكن الاختيار النهائي في selecting. · C: صح. · D: Setting objective أول خطوة. · E: مفيش اختيار خامس.

خد بالك: Evaluate = نقارن، Select = نختار.

MCQ-9 Final 2024 Q45 · Final 2025 Q25/Q47Repeated

It is known as planning.

A The last function of the manager

B Primary/First function of the manager

C Both a) and b)

D None of the options is correct

✅ الإجابة: B B صح لأن Planning هي أول وظيفة إدارية.

A: planning مش آخر وظيفة. · B: صح. · C: مينفعش تبقى أول وآخر في نفس الوقت هنا. · D: غلط لأن فيه إجابة واضحة. · E: مفيش اختيار خامس.

Quick revision: أي سؤال يقول Primary/First function = Planning.

MCQ-10 Final 2024 Q47 · Final 2025 Q27

Thinking for the future output is known as _______.

A Setting planning premises

B Making derivative plans

C Making policy

D All of the options are correct

✅ الإجابة: A A صح لأن Setting planning premises (وضع الافتراضات التخطيطية) هو التفكير في المستقبل وتوقع مخرجاته (Thinking for the future output / assumptions about the future) عشان نبني عليها الخطة.

A: صح. · B: Derivative plans دي خطط فرعية مش التفكير في المستقبل كنقطة بداية. · C: Policy دي سياسات بتوجه العمل مش مجرد تفكير في مخرجات المستقبل. · D: غلط لأن الإجابة محددة في A.

خد بالك: دايماً اربط كلمة Future output أو Assumptions بـ Premises (الافتراضات).

MCQ-11 Final 2024 Q51

What is the core of making a plan?

A Organizing

B Thinking in Advance

C Directing

D All of the above

✅ الإجابة: B B صح لأن جوهر التخطيط إنك تفكر قبل التنفيذ: الهدف، الطريق، البدائل، والمخاطر.

A: Organizing ترتيب الموارد بعد الخطة. · B: صح. · C: Directing/Influencing قيادة وتحفيز. · D: مش كلهم core of plan؛ الكلمة المفتاحية Thinking in Advance. · E: مفيش اختيار خامس.

Memory Trick: Plan = Think before Act.

MCQ-13 Final 2024 Q55 · Final 2025 Q51Repeated

Planning establishes a ground standard for _______.

A Controlling

B Directing

C Staffing

D Organizing

✅ الإجابة: A A صح لأن Controlling بيقارن الأداء بالمعايير، والمعايير دي بتطلع من الخطة.

A: صح. · B: Directing مش اللي بيستخدم standards للمقارنة. · C: Staffing توظيف مش رقابة. · D: Organizing ترتيب الموارد، مش ground standard. · E: مفيش اختيار خامس.

دي بتيجي كتير: Planning + Controlling = Siamese twins.

MCQ-14 Final 2024 Q57

Define the term premises?

A Running an organization

B Assumptions about the Future

C Noting down all the factors

D None of the above.

✅ الإجابة: B B صح. Premises يعني افتراضات عن المستقبل هنبني عليها البدائل والخطة.

A: Running an organization تعريف عام مش premises. · B: صح. · C: Noting factors ممكن يساعد، بس premises هي assumptions. · D: غلط لأن B صحيحة. · E: مفيش اختيار خامس.

Memory Trick: Premises = Predictions.

MCQ-15 Final 2024 Q17

_______ and _______ have been called the "Siamese twins of management."

A Setting standards; measuring performance

B Managing; leading

C Planning; controlling

D Problems; symptoms

E Organizing; controlling

✅ الإجابة: C C صح لأن Planning وControlling مرتبطين جدا: التخطيط يحط الخطة والمعايير، والرقابة تشوف الأداء ماشي عليها ولا لأ.

A: دول خطوات جوه controlling مش التوأم. · B: Managing/leading مش المصطلح المشهور. · C: صح. · D: Problems/symptoms من Chapter 21 بس مش Siamese twins. · E: Organizing/control مش المصطلح.

خد بالك: Siamese twins = Planning; Controlling حرفيا.

MCQ-16 Final 2025 Q32

Looking after the change in an organizational environment doesn't come with any surprises. Addressed importance of planning related to the topic:

A Planning reduces the risk of uncertainties

B Planning provides direction

C Planning promotes the innovative idea

D Planning facilitates decision making

✅ الإجابة: A A صح لأن السؤال بيتكلم عن إن التغيير في البيئة ميجيش مفاجأة؛ ده planning reduces uncertainties.

A: صح. · B: Planning provides direction صح كمبدأ عام، بس مش أنسب من risk/uncertainty هنا. · C: Innovation مش محور السؤال. · D: Decision making مش محور المفاجآت البيئية. · E: مفيش اختيار خامس.

فخ في الامتحان: كلمات زي surprises / uncertainty / environment changes = Protective purpose.

MCQ-17 Final 2025 Q35

Which of the following statements does not highlight the relationship between planning and controlling

A Planning and controlling are separable twins of management.

B Planning without controlling is meaningless; controlling without planning is blind.

C Planning is prescriptive, controlling is evaluative.

D Planning and controlling are interrelated and interdependent.

✅ الإجابة: A A هي الإجابة لأنها الجملة الغلط: Planning and controlling مش separable twins، دول interrelated وinterdependent.

A: دي المطلوبة لأنها لا توضح العلاقة صح. · B: صح: تخطيط بلا رقابة ملوش معنى، ورقابة بلا تخطيط عمياء. · C: صح: التخطيط prescriptive والرقابة evaluative. · D: صح: interrelated. · E: مفيش اختيار خامس.

خد بالك: السؤال بيقول does not highlight، يعني دور على الغلط.

MCQ-18 Final 2025 Q52

It helps to cross the gap between the current position and the future

A Controlling

B Planning

C Directing

D Organizing

✅ الإجابة: B B صح لأن planning هو اللي بيحدد إزاي نعدي من الوضع الحالي للوضع المستقبلي المطلوب.

A: Controlling يتأكد إن التنفيذ مطابق للخطة. · B: صح. · C: Directing قيادة وتحفيز. · D: Organizing ترتيب الموارد. · E: مفيش اختيار خامس.

Quick note: Current -> Future = Planning.

MCQ-19 Final 2025 Q60

Which of the following is an error managers make during the planning stage of management?

A not establishing departments appropriately

B not emphasizing coordination of organization members

C not exploring enough viable alternatives for reaching objectives

D not monitoring progress in carrying out plans

E not taking the time to communicate properly with organization members

✅ الإجابة: C C صح لأن من أخطاء planning إن المدير ميستكشفش بدائل كفاية للوصول للأهداف. Chapter 7 فيه خطوة كاملة: List alternative ways.

A: ده خطأ organizing. · B: أقرب لـ influencing/coordination. · C: صح. · D: not monitoring progress خطأ controlling. · E: communication غالبا Chapter 15.

الدكتور بيحب يلخبط بين: planning errors vs controlling errors. Alternatives = Planning، Monitoring = Controlling.

Essay Questions - Chapter 7

Questions from the provided exams with model answers.

▣ Final 2019 Q3

Question: State three of Guidelines for Establishing Quality Objectives.

Correct answer: Any three of the eight guidelines are acceptable. Best safe answer: let responsible people have a voice, state objectives specifically, pinpoint expected results, specify when goals should be achieved, and state objectives clearly and simply.

Cheat Sheet - Chapter 7

مراجعة سريعة قبل الامتحان.

Planning

Definition

Determining how the organization gets where it wants to go and what it will do.

Fundamental purpose

Help organization reach objectives.

Protective

Minimize risk by reducing uncertainty.

Affirmative

Increase organizational success.

Planning Steps

State objectives.

List alternatives.

Develop premises.

Choose best alternative.

Develop plans.

Put plans into action.

Objectives

Objective

Target toward which the open management system is directed.

Business objectives

Profit · Service to customers · Social responsibility.

Types

Short-term <= 1 year · Intermediate 1-5 years · Long-term 5-7 years.

SMART

Specific · Measurable · Attainable · Relevant · Time-bound.

MBO

Parts

Special objectives · Periodic reviews · Rewards.

Process

Objectives reviewed -> worker objectives -> progress -> evaluation -> rewards -> next period.

Advantages

Emphasizes goals and secures employee commitment.

Disadvantages

Time consuming and increases paperwork.

Flashcards

اضغط على الكارت لعرض الإجابة.

Fundamental purpose of planning?

click

Help the organization reach its objectives.

Protective purpose?

click

Minimize risk by reducing uncertainties.

Last planning step?

click

Put the plans into action.

Premises mean?

click

Assumptions about the future.

SMART?

click

Specific · Measurable · Attainable · Relevant · Time-bound.

MBO basic parts?

click

Objectives · Periodic reviews · Rewards.